Czyli 5 Sposobów Na Wygospodarowanie Czasu w Dziale Prawnym.
W każdym dziale prawny jest dużo pracy. No może nie w każdym – w niektórych jest jej jeszcze więcej.
Kiedy nie wiesz, w co włożyć ręce, a bieżące zadania piętrzą się i mnożą, jest tylko jedna skuteczna metoda, aby zmienić sytuację. Prosta i jednocześnie trudna.
Bo trudno jest wygospodarować czas na to, żeby przyjrzeć się sytuacji, w jakiej dział prawny się znajduje i co można zmienić. To jest jedyna metoda. Tylko wtedy możesz zdiagnozować i spróbować zrobić coś, żeby pracy było w ilości możliwej do przerobienia w sposób cywilizowany, a nie w trybie prawnik-niewolnik biura czy home-office’u.
Czasem taka pobieżna diagnoza prowadzi do dość ogólnikowych wniosków, ale bez tego nie ruszysz z miejsca.
Ruszajmy z krótka listą rzeczy o których warto pomyśleć (i coś z tym zrobić).
Pierwszym co przychodzi do głowy – za dużo pracy, co oznacza, że jest za mało rąk do pracy. Uzyskajmy więc budżet i zrekrutujmy, a będzie dany nowy członek zespołu.
Nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Czasem nie ma (jeszcze) możliwości budżetowych, a czasem dział prawny świadomie (lub nie) nie chce się powiększyć. O tym szerzej może innym razem.
Drugą rzeczą, która przychodzi do głowy to usprawnienie bieżącej pracy, czy raczej procedur jej wykonywania.
Hmm. Dobry pomysł. No to usprawniajmy. Tylko co i jak?
Diagnozujemy więc sytuację nieco głębiej. Przeglądamy czym tak w sumie zajmuje się nasz dział prawny. Często, np. jeżeli dział prawy składa się z kilku osób, podział obowiązków prawników układa się poszczególnymi działami firmy. Który z działów firmy „przynosi” najwięcej (godzinowo) tematów – marketing, reklamacje, HR, zakupy? Tutaj bardzo przydatne jest monitorowanie wpływu spraw, czasu i sposobu ich załatwiania oraz czasu poświęconego na poszczególne tematy. Niełatwy temat, ale do zrobienia.
Kiedy już uda Ci się tego dokonać, choćby przybliżonej analizy tematów będących na tapecie działu prawnego i jeszcze powiązać je z poszczególnymi działami firmy, możemy szybko wykorzystać taką wiedzę:
- może warto porozmawiać np. z kierownikiem działu zakupów i zapytać co zrobić, żeby szybciej, sprawniej i lepiej funkcjonowało zawieranie umów? Najprawdopodobniej da się coś zrobić i to (znowu tylko najprawdopodobniej) stosunkowo niewielkim nakładem czasu i pieniędzy.
- może warto uprościć i urealnić (na rynkowy) zakurzony wzór umowy zakupowej?
- może warto wprowadzić checklistę z ustaleniami biznesowymi potwierdzanymi z kontrahentem przed przystąpieniem do zawarcia umowy?
You name it.
Trzecia rzecz. Zwiększamy produktywność, swoją lub naszych pracowników z działu.
Sposobów na to jest wiele i można o tym czytać i czytać jak Internet długi i szeroki. Wszystkie te sposoby łączy jedno, żaden nie zadziała, jeżeli się go nie wdroży. Jak od razu się nie wdroży, to szkoda czasu na kolejne wynajdowania sposobów na cudowną poprawę produktywności. Cudownych sposobów nie ma. Wszystkie wymagają wdrożenia i utrzymywania, aż się stają pięknym i zbawiennym nawykiem. I ten akapit chyba sobie wydrukuję i przykleję obok biurka. Bo zapomnę (znowu).
Rzecz czwarta. Idziemy jak burza z tą listą. Uwaga będzie teraz modne słowo. Delegujemy. Delegujemy, ale w znaczeniu korzystania z zewnętrznej kancelarii, czy też prawnika freelancera (o znowu modne słowo). No bo przecież kto powiedział, że dobrzy specjaliści są jedynie w dużych kancelariach.
To delegowanie robimy z głową. Znowu diagnozujemy (zastanawiam się, czy to też jest modne słowo?). Zastanawiamy się więc:
- co obiektywnie MUSIMY delegować (bo inaczej niebo spadnie nam na głowę),
- co POWINNIŚMY delegować. Bo może i nam się uda zająć tym nowym i ciekawym tematem, ale póki co zupełnie nie mamy know-how w tej materii i dobrze byłoby nie stracić na niego dwóch tygodni z życiorysu. Zwłaszcza że są prawnicy, którym to zajmie raptem dwa dni. No dobra, dwie doby.
- co MOŻEMY delegować, żeby uwolnić czas na inne sprawy. Może nie ma sensu, abyśmy jeździli po sądach i tracili całe dnie, na coś, co spokojnie może zrobić ktoś za nas. Choć był pandemiczny okres korespondencyjnego słuchania świadków, czego totalnie nie rozumiem – przynajmniej nie w każdym rodzaju sprawy sądowej.
Pamiętajmy też, że:
- nie musimy mieć tylko jednej kancelarii zewnętrznej, choć to potrafi być bardzo wygodne.
- nie musimy zlecać całości danego tematu i kompleksowo, a jedynie ten fragment, który zajmie nam najwięcej czasu/zachodu.
Rzecz piąta i na dziś ostatnia. Nie mogło się bez tego obejść na tej liście. Innowacje technologiczne. Kolejne bardzo modne słowo, czyli LegalTech. Tutaj oczywiście jest lęk przed nieznanym i brak wiary, że to się może opłacać (tzw. ROI). Nie ma co się czarować – LegalTech Cię nie ominie. Warto więc się temu przyjrzeć bliżej i nie dać się przez LegalTech wykluczyć.
Temat jest delikatny, bo nie zawsze dodawanie nowych „usprawnień” czy mnożenie nowych systemów realnie prowadzi do usprawnień. Czasem może wręcz utrudniać robotę.
Zgodnie z wnioskami płynącymi z ostatniego LegalTech Polska Meetup:
- Podstawowe potrzeby działów prawnych wiążą się z automatyzacją przygotowywania umów oraz obiegu dokumentów.
- Prawnicy najchętniej wybierają rozwiązania proste we wdrożeniu i użytkowaniu, które dają szybkie rezultaty.
- Jako standardowe rozwiązaniem na rynku (ale bardziej dla kancelarii) jawi się Office 365, który ma szereg narzędzi do wymiany danych wewnątrz organizacji i z klientami.
No dobrze, to chyba tyle na dzisiaj. Reasumując krótko. Na brak czasu na pracę jest jedna metoda. Trzeba wygospodarować czas i rozpracować temat z głową i wdrożyć rozwiązania uwalniające czas i może inne zasoby.
Daj znać, jakie są Twoje doświadczenia z nadmiarem pracy w dziale prawnym. Chyba że nie ma z tym u Ciebie problemu.